Trang chủ Tư Vấn Hộp dữ liệu điện tử (Datová schránka): doanh nghiệp nào bắt buộc...

Hộp dữ liệu điện tử (Datová schránka): doanh nghiệp nào bắt buộc phải có?

206

Hẳn bạn đọc cũng từng nghe đến khái niệm “Hộp dữ liệu điện tử” (Datová schránka). Nói một cách hết sức đơn giản thì đây là một hòm thư điện tử đặc biệt để liên hệ với các cơ quan nhà nước, và những văn bản gửi qua đây thường có giá trị pháp lý như văn bản in ra giấy đã được ký tên (tuy cũng có những trường hợp đặc biệt cần có thêm cái gọi là Chữ ký điện tử – Elektronický podpis).

Các công ty khi thành lập xong đều được nhà nước tự lập ra một hộp dữ liệu điện tử và gửi các thông số qua bưu điện về địa chỉ trụ sở công ty. Tuy nhiên với các doanh nghiệp cá thể thì điều này không bắt buộc. Tất nhiên ai muốn thì đều có thể tự đi lập một hộp dữ liệu cho bản thân để sau này tiện liên hệ với các công sở, nhất là khi chẳng hạn đang về Việt Nam hay đang đi nghỉ mát ở Hawaii.

Tuy nhiên từ đầu năm tới sẽ có những thay đổi đáng kể liên quan đến liên hệ với các cơ quan nhà nước, nhất là với phòng xã hội. Các công ty và doanh nghiệp cá thể có người làm thuê sẽ không còn được gửi tờ khai hàng tháng ở dạng văn bản in ra giấy nữa, mà phải gửi ở dạng điện tử. Vì thế những đối tượng này bắt buộc phải có hộp dữ liệu điện tử. Cũng có thể dùng hình thức phức tạp hơn nữa là đăng ký chữ ký điện tử, giá khoảng 400 cua-ron một năm, và đăng ký chữ ký này với phòng xã hội để có thể sử dụng giao diện trực tuyến của phòng xã hội. Tuy nhiên hẳn không doanh nghiệp nào muốn tự “hành xác” như vậy cả.

Như vậy cách xử lý đơn giản nhất là đăng lý lập hộp dữ liệu điện tử, tiện nhất là tại bưu điện, hoặc tại ủy ban gần nhà bạn, nơi có địa điểm liên hệ Czech POINT. Hẳn nhiều bạn đọc đã từng qua đây để lấy các loại trích lục nên đã biết Czech POINT là gì rồi. Tất nhiên khi đăng ký thì bạn phải điền một tờ mẫu và xuất trình hộ chiếu, việc đăng ký không mất phí. Chỉ khi bạn đánh mất các dữ liệu để truy cập vào hộp dữ liệu điện tử của mình và đi xin lại dữ liệu thì sẽ phải hủy mật khẩu cũ, việc này bị tính lệ phí 200 cua-ron.

Một điểm cần hết sức lưu ý là sau khi doanh nghiệp cá thể đã có hộp dữ liệu điện tử thì các cơ quan công sở có thể tự động gửi thư từ vào đó thay cho việc gửi thư qua bưu điện. Điều này dẫn đến một hệ quả không mấy thú vị là những người không quen dùng máy tính có thể sẽ chẳng biết gì về việc mình được gửi thư cả. Và vì thư gửi vào hộp dữ liệu điện tử sau 10 ngày được coi là đã gửi đến tay người nhận, kể cả khi người nhận không hề vào đọc, nên rất có thể xảy ra trường hợp doanh nghiệp bị phạt mà không kháng được vì đã quá hạn.

Cách đơn giản nhất trong trường hợp này là giao việc quản lý hộp dữ liệu điện tử cho một công ty dịch vụ. Khi đó tất cả những thư từ gửi vào hộp dữ liệu của bạn sẽ được công ty thông báo tức thời (nếu bạn không đổi số điện thoại 3 lần một năm mà không thông báo). Tiện lợi hơn nữa là bạn đặt mọi dịch vụ ở cùng một nơi, từ việc theo dõi thư từ cho đến nộp tờ khai cho người làm thuê và các tờ khai thuế khác. Rất nhiều động tác cần thiết để xử lý các thư từ gửi qua hộp dữ liệu điện tử có thể được công ty dịch vụ xử lý trực tiếp trên cơ sở ủy quyền mà không cần phải làm phiền đến bạn.

Bình luận bằng Facebook